BELGE DÜZENİ VE BİLİNMESİ GEREKEN ÖZELLİKLİ KONULAR

Kayıtdışı ekonomi ile mücadele etmenin en önemli ve en etkin yolu sağlıklı bir belge düzeninin yerleştirilmesidir.

Belge düzenin yerleştirilmesinde ticari işleme konu eylemi gerçekleştiren her iki tarafın da üzerine düşen çeşitli sorumluluklar vardır. Bu sorumluluk alıcı açısından, satın aldığı mal ve hizmet karşılığında ilgili belgenin tanzim edilip kendisine verilmesini sağlamak, Satıcı açısından ise; sattığı mal ve hizmet ile ilgili fatura veya Perakende Satış Fişi, yazar kasa fişi gibi belgeleri düzenlemek ile sorumludur. Bu sorumluluğa uymayanlara vergi kanunları çeşitli yaptırımları uygulamaktadır. Bunlar ise para cezaları, usulsüzlük cezaları ve hürriyeti bağlayıcı cezalardır.

Belge düzenlememek ekonomik sistemde kayıtdışı ekonomiyi beslemekte, kayıtlı ekonominin ise aşınmasına sebep olan kara delikler oluşturmaktadır. Bu anlamda vergi mükelleflerinin ve tüketicilerin belge düzeni ile ilgili konularda üzerlerine düşen sorumluluklara uymaları gerekmektedir.

Vergi mükelleflerinin ve tüketicilerin belge düzeni ile ilgili karşılaştıkları çeşitli soru ve sorunlar ile ilgili aşağıda soru cevap şeklinde hazırladığımız çalışmanın fayda getirmesini diliyorum.

Faturadaki imzanın, faturanın altında veya üstünde olması bir anlam ifade eder mi?
Genelde faturaların üst kısmında, iş sahibinin veya adına imzaya yetkili olanların imzası bulunur. Bazı faturalarda imzanın faturanın alt kısmında atıldığı görülmektedir. Ticari teamüllere göre, faturanın alt kısmının imzalanması, fatura bedelinin ödendiği anlamına gelmektedir. Bu faturalara “kapalı fatura” denilmektedir.
Vergi hukuku açısından faturadaki imzanın faturanın altında veya üstünde olması bir anlam taşımamaktadır.

Fatura sıra numarası dahilinde teselsül ettirilmez ise ne olur?
Faturalar seri ve sıra numarası dahilinde teselsül ettirilir. Aynı firmanın muhtelif şube ve kısımlarında her biri aynı numara ile başlamak üzere ayrı ayrı fatura kullanılması halinde; bu faturalara, şube ve kısımlarına göre şube veya kısmın isimlerinin yazılması veya özel işaretle seri ayrımı yapılması zorunludur.
Faturada yer alan seri ve sıra numarası, satılan malın satılma tarih ve sırasına göre olmalıdır. Aksi halde, faturada bilgi eksikliği söz konusudur. Bu da ikinci derece usulsüzlük cezasını gerektirir.

İptal edilen faturalar nasıl saklanmalıdır?
Düzenlendikten sonra herhangi bir sebeple iptal edilmek istenen faturalarda aşağıdaki hususlara dikkat etmek gerekir.
— Faturaların tüm alt nüshalarının kaybedilmemesi gerekir.
— Faturanın ve nüshalarının üzerine büyük harflerle “İPTAL” yazılması gerekir.

Fatura malın veya hizmetin tesliminden itibaren kaç gün içinde düzenlenmelidir?
Vergi Usul Kanunu"nun 231. maddesinin 5 nolu bent hükmünde, “Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.” Hükmü getirilerek faturanın kaç gün içerinde düzenlenmesi gerektiği açıklanmıştır.
Malın teslimi veya hizmetin yapılmasından itibaren 7 gün içerisinde düzenlenmeyen faturalar, daha sonra düzenlenseler bile hiç düzenlenmemiş sayılır ve faturada yer alan tutarın %10"u kadar 2008 yılı için 149 YTL" sından az olmamak üzere, özel usulsüzlük cezası kesilecektir.

Belgesi alınamayan harcamalar gider yazılabilir mi?
Vergi Usul Kanunu"nun 228"nci maddesinde; “Aşağıdaki giderler için ispat edici kâğıt aranmaz:
1. Örf ve teamüle göre bir vesikaya istinat ettirilmesi mutat olmayan müteferrik giderler;
2. Vesikasının teminine imkân olmayan giderler;
3. Vergi kanunlarına göre götürü olarak tespit edilen giderler.
1 ve 2 numaralı fıkralarda yazılı giderlerin gerçek miktarları üzerinden kayıtlara geçirilmesi ve miktarlarının işin genişliğine ve mahiyetine uygun bulunması şarttır.
Belgesiz yapılan harcamalar VUK"nun 228"nci maddesinde de belirtildiği gibi vesikaya dayandırılması mümkün olmayan giderlerdir. Örneğin şehir içi dolmuş ve otobüs giderlerinde belge alınamadığı bilinmektedir. Günlük on milyon liralık otobüs veya dolmuş harcaması yapıldıysa, bir müteferrik gider listesi düzenlenip şehir içinde gidilen yerler ve ödenen bedeller dökülerek on milyonluk harcamanın gider listesi yapılmalıdır.

İrsaliyeli fatura nedir?
Maliye Bakanlığı Vergi Usul Kanununun mükerrer 257"nci maddesinin kendisine verdiği yetkiye kullanarak yayınlamış olduğu 211 seri nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ ile fatura ve sevk irsaliyesinin ayrı belgeler olarak değil, isteyen mükellefler açısından “irsaliyeli fatura” adı altında tek belge olarak düzenlenmesi ve kullanılması esası getirilmektedir.
Sattıkları mallar dolayısıyla malın tesliminden itibaren faturanın yedi gün içinde düzenlenmesi imkanından vazgeçerek yükümlülüğünü derhal yerine getirmek isteyen mükellefler irsaliyeli fatura düzenleyebilirler fakat irsaliyeli faturada aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir.
- Malı satan mükellefler irsaliyeli faturayı en az üç örnek olarak düzenleyeceklerdir. En az üç nüsha düzenlemeyen irsaliyeli faturalar hiç düzenlenmemiş kabul edilir.
- İrsaliyeli faturanın en az iki nüshası mutlaka malı taşıyan araçta bulundurulacak, yoklama ve denetimlerde irsaliyeli faturanın iki nüshası da ibraz edilecektir.
- İrsaliyeli fatura da; faturayı düzenleyenin adı, ticari ünvanı, iş adresi bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası malın nev"i, miktarı, fiyatı ve tutarı ile nereye ve kime gönderildiği; müşterinin adı, ticari ünvanı adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası, düzenleme tarihi ve saati ile anlaşmalı olduğu matbaa ile ilgili bilgilere yer verecektir. Bu bilgilerin eksik olması halinde irsaliyeli fatura hiç düzenlenmemiş sayılacaktır.

Her sevk irsaliyesine fatura düzenlenmesi gerekir mi?
Genel olarak sevk irsaliyesi malın satım amacıyla teslimi için düzenlenir. Bu sebeple her sevk irsaliyesine fatura düzenlenmeyebilir. Örnek olarak firma ürettiği malları üretim sahası dışındaki depoları arasında taşıyabilir. Bu hareket için sevk irsaliyesi zorunlu olmasına rağmen fatura düzenlenmesi gerekli değildir. Firma Amortismana Tabi İktisadi Kıymetini bakım onarım amacıyla başka bir firmaya yollayabilir bu işlem için de sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekir ama fatura düzenlenmesi gerekli değildir.

Bazı meslek gruplarının (avukat, gümrük komisyoncusu vb.) belge temin edemediği harcamalar için (gider belgesi, dekont) düzenlediği bilinmektedir. Bu belgeler harcamaların gider sayılması için yeterlimidir?
Vergi Usul Kanunu"nun 236"ncı maddesinde “Serbest meslek erbabı, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için iki nüsha serbest meslek makbuzu tanzim etmek ve bir nüshasını müşteriye vermek, müşteride bu makbuzu istemek ve almak mecburiyetindedir.” denilerek serbest meslek mensubundan hangi belgenin alınarak gider yazılabileceği açıklanmıştır.
Bunun dışında düzenlenecek belgelerin (dekont vb.) gider yazılması söz konusu değildir. Fakat serbest meslek mensubu firmamız için düzenlenen belgeleri dekont ekinde verir ise, harcamaların gider yazılması gerekmektedir.

Faturada belirtilen vadenin aşılması halinde faturaya dayanılarak vade farkı istenilebilir mi?
Yargıtay İçtihatları Birleştirme Hukuk Genel Kurulu"nun, Resmi Gazete'nin 24.12.2003 sayısında yayımlanan kararına göre, ''Faturadaki gecikme halinde vade farkı alınacağına ilişkin kayda itiraz edilmemesi, faturada yer almakla birlikte taraflar arasında sözleşmede düzenlenmemiş bir hususa ilişkin kaydın da kabul edildiği anlamına gelmez.
Vade farkı kaydının faturanın zorunlu içeriğinden olmayıp, yasal sürede itiraz edilmedi diye kabul edilmesinin ağır bir sonuç doğuracağı, faturadaki (vade farkı uygulanır) ibaresinin yazılması halinde TTK'nın 23/1 maddesindeki karinenin uygulama alanı bulmayacağı, zira fatura sözleşme olmadığı gibi, faturaya itiraz edilmemesinin de ona sözleşme niteliği vermeyeceği kabul edilmiştir.'' diyerek, fatura üzerinde gecikme zammı oranı yazılı olsa bile faturayı alanın bu orana itiraz etmemesinin gecikme zammı oranını kabul ettiği anlamına gelmediği kararını almıştır.

Fatura verilmemesi durumunda ne gibi işlemler yapmak gerekir?
Mal ve hizmet alınmış olmasına rağmen satıcı tarafından faturanın verilmemesi halinde, mal ve hizmet alışını yapan firmanın teslim işleminin yapıldığı tarihten itibaren 7 gün içerisinde karşı firmadan faturanın gönderilmesini talep etmesi gerekir.
Eğer fatura karşı firma tarafından verilmez ise 189 Alo Maliye"ye firmadan fatura alınamadığı bildirilmeli, 7 gün geçmesine rağmen fatura verilmezse, Türk Ticaret Kanununa göre faturanın düzenlenmesi için 10 gün süre verilerek iadeli taahhütlü mektup ya da noter aracılığı ile ihtar gönderilerek faturanın düzenlenmesi istenilmelidir. Bu uyarılara rağmen faturanın alınamaması halinde, alıcı firma durumu bağlı bulunduğu vergi dairesine yazılı olarak bildirmelidir. Alıcı firma, bu işlemlerden sonra ödemelerini kanıtlamak kaydıyla (banka makbuzu,çek, senet, tahsilat makbuzu) mal ve hizmet alışlarının belgesini almış gibi normal kayıt yapabilir.

Aynı mükellefin merkez ve şubeleri arasında mal sevkinde irsaliye düzenlenmesine gerek var mıdır?

Bir mükellefe ait merkez, şube, ambar gibi birden fazla işyerinin bulunması ve bu yerlerden diğerine mal naklinde sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekmektedir. Bu taşımalarda müşteri adı yerine "Dahili Sevkiyat" tabiri kullanılmalı ve malın nereden nereye götürüldüğü belirtilmelidir.

Halden satın alınan malların işyerine veya depoya taşınması durumunda irsaliye düzenlenmesi gerekir mi?

Halden satın alınan malların satın alanın kendi aracı ile deposuna taşınması halinde, taşınan mallar için sevk irsaliyesi düzenlenmesi ve taşıtta bulundurulması zorunludur.( Bursa Vergi Dairesi Başkanlığı"nın 21.7.2006 tarih ve 3201 sayılı özelgesi)

BAHADIR BAŞ/MALİ MÜŞAVİR

Ordu SMMM ODASI

Yön.Kur.Üyesi

[email protected]