BAHADIR BAŞ/SMMM

[email protected]

İŞÇİ ÖZLÜK DOSYALARI

4857 sayılı İş Kanununda yer alan işçi özlük dosyaları her işveren tarafından hazırlanması ve işyerinde bulundurulması gerekli bir dosyadır. İşçi özlük dosyası ile ilgili düzenleme 4857 yasanın 75. maddesin de düzenlenmiştir.  Aşağıda maddenin kendisini, işçi özlük dosyası bulundurmayanlara uygulanacak ceza ve özlük dosyasında nelerin bulunması gerektiği konusundaki açıklamalar yer almaktadır.

Madde 75. - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

10.06.2003 tarihinde yürürlülüğe giren 4857 sayılı İş Yasası, yukarıda belirtme­ye çalıştığımız gibi işçi özlük dosyaları tutulmasını yasa kapsa­mı içine almıştır. Anılan yasanın 75. Maddesine göre; işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İş­veren bu dosyada, işçinin kimlik bilgile­rinin yanında, bu kanun ve diğer kanun­lar uyarınca düzenlemek zorunda oldu­ğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili me­mur ve mercilere göstermek zorunda­dır.

Aynı yasanın 104. Maddesi de özlük dosyalarının tu­tulmaması halinde idari para cezasını öngörmüştür. 2004 yılı itibariyle 643.-YTL,  2005 yılı itibariyle 714.- YTL, 2006 yılı itibariyle 784.-YTL , 2007 yılı itibarıyla 844.-YTL, 2008 yılı itibarıyla 904.-YTL,  idari para cezası söz ko­nusudur.

İşçi Özlük dosyaları çalışan işçilerin ta­kibi açısından da öneme sahiptir. İşçi­nin sicilinin ortaya konulması, görevlen­dirmelerde ve ücretlerinin belirlenme­sinde etkili olacaktır. Dosyada bulunan evrakların zamanla güncelleştirilmesi ile etkinlik daha da artacaktır. Özellikle ikametgahının, aile durumundaki deği­şikliğin, savcılık belgesinin ve Performans Değerlendirme Formlarının gün­celleştirilmesi, işverenleri idari ve yargı organları nezdinde rahatlatacaktır. Örneğin işçinin ikametgahı güncelleştirilmemiş ise, işe başlarken istenilen ika­metgahı göz önünde tutuluyorsa, işçi­nin ayrılmasından sonra herhangi bir neden ile yapılacak ihtarnameler ve bil­dirimler karşı tarafa tebliğ edilemeye­cek, bu durumdan dolayı da sıkıntılar yaşanacaktır.

İşçi özlük dosyalarının şekli konusunda yasada açıkça bir düzenleme yapılma­mış, genel ifadelere yer verilmiştir. An­cak yasal hükümler ve personel depart­manı işlemleri göz önünde bulundurul­duğunda söz konusu dosyalarda aşağı­da belirtilen asgari belge ve kayıtların bulunması uygun olacaktır.

İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKLİ BELGELER

Söz konusu metin incelendiğinde işverenlerin çalıştırdıkları tüm işçiler için işyerinde işçi özlük dosyası oluşturması gerekmektedir. Bu özlük dosyasında; tüm belge ve bilgiler üçüncü şahıslardan saklı kalmak kaydıyla:

1- İşçi kimlik bilgileri, Nüfus Cüzdanı Sureti,

2- İşçi kimlik bilgileri, Nüfus Cüzdanı Fotokopisi,

3- İkametgâh İlmühaberi,

4- Mezun olduğu okul diploma fotokopisi

5- Referansları ve CV' si

6- Kanun gereği iş sözleşmesi,

7- Sağlık Raporu,

8- Bazı işkolları için, periyodik olarak sağlık muayenelerinden geçirildiklerine dair rapor.

9- Özürlü işçi ise Sakatlık Raporu aslı veya fotokopisi,

10- Sakatlık İndiriminden yararlanabilmesi için ilgili deftardarlıktan indirim uygulanacağına dair yazı,

11- Sakat işçi için İşKur müracaat kayıt evrakı,

12- Adli sicil kaydı,

13- Eski hükümlü ise İşKur müracaat kayıt evrakı,

14- Terör mağduru ise İşKur müracaat kayıt evrakı,

15- Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti,

16- Herhangi bir kanuni sebeple ücret kesme cezası uygulanırsa, yapılan kesintilerin sebebinin bildirildiği yazı,

17- Fazla çalışma için işçinin onayının alındığı yazı,

18- İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve karşı karşıya bulundukları mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı.

19- 2 adet vesikalık fotoğraf

20- sigorta kartı fotokopisi

21- vergi numarası

22- kan gurubu kartı

23- Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi (eşin ve çocukların nüfus cüzdan fotokopisi)

24- Askerlik yapan personelin terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler

25- Varsa daha önceki işterinden alınan bonservis

26- İş başvuru formu

27- İşin gereklerine göre bulunması gereken diğer evraklar, bulunmalıdır.

Yukarıdaki koyu renkle yazılmış ve altı çizili olarak belirtilmiş olan evraklar, işçinin, işe giriş için, muhasebeye gelmeden hazırlaması gerekli evraklardır.Bu evraklar tamamlandıktan sonra işe giriş yapılması uygundur.